Takaisin blogiin

Tapahtuman järjestäminen

Julkaistu: Marraskuu 6, 2026

Sain kuulla todella viime hetkillä Kangasalan kauhu-tapahtumasta ja harmikseni totesin etten ehtisi siihen enää mukaan. Päätin kuitenkin kokeilla josko onnistuisin halloweeniksi järjestämään oman tapahtumani. Ongelmana oli, etten ollut koskaan järjestänyt tapahtumaa, enkä tiennyt yhtään mitä sen järjestäminen vaatisi.

Päätin että en anna osaamattomuuteni estää minua, sillä mitäpä sitä oppisi jos ei kokeile. Saatoin kuitenkin lähteä hieman liian rivakasti soitellen sotaan, sillä tapahtuma ei todellakaan ollut menestys.

Tapahtuman perustaminen ja luvat

En tiedä miksi tapahtumaan tarvittavat luvat tulivat minulle ikäänkuin yllätyksenä, vaikka tiedän millainen byrokratiaviidakko Suomi on. Ensishokki oli että en todellakaan pysty järjestämään tapahtumaa, koska hetken tietoa kaiveltuani silmiini osui liuta erilaisia lupia, palosuunnitelma, ilmoitus poliisille, ym.

Asiaan perehdyttyäni kuitenkin huomasin ettei tapahtuman järjestäminen pienellä yleisömäärällä ollut kuitenkaan niin vaikeaa kuin olisi voinut kuvitella. Yleisesti ottaen näytti siltä että jos tapahtumassa on alle 50 henkeä, voi suuren osan luvista ja ilmoituksista jättää kokonaan pois. Maanomistajan luvan kuitenkin tarvitsee aina, ja sen hankkiminen onnistui todella helposti eikä maksanut paljoa.

Mainostus

Seuraavana haasteena oli tapahtuman markkinointi ja näkyvyyden hankkiminen. Laitoin useamman sosiaalisen median julkaisun erilaisiin ryhmiin jotka tiesin olevan kohdealueen suosiossa, sekä tein muutaman videon aiheesta jotka julkaisin nekin niin ikään somekanavillani. Kävin myös laittamassa printatun mainosjulisteen läheisen kauppakeskuksen ilmoitustaululle.

Kaikesta huolimatta mainonta oli suurin kompastuskivi koko tapahtuman järjestämisessä. Laskin että yhteensä mainontani saavutti noin 1% kohdeyleisöstä, mikä oli huomattavasti vähemmän kuin odotin. Lisäksi joku oli käynyt repimässä mainosjulisteen pois ilmoitustaululta (sinne oli jätetty jo vanhaksi menneitä mainoksia, mutta ilmeisesti halloween ei ollut jonkun mieleen.)

Olen miettinyt mainonnassa epäonnistumista paljon ja uskon tietäväni missä ongelma oli: mainokset eivät olleet erityisen hauskoja, mielenkiintoisia eivätkä erottuneet somen jatkuvan kuvavirran massasta. Sen sijaan että olisin tehnyt tapahtumalle ihan oman sitä varten räätälöidyn mainoksen, käytin vanhoja jo olemassaolevia kuvia ja videoita. Tämä oli selvästi virhe, josta aion ottaa opiksi ja parantaa ensi kerralla.

Parannukset tuleviin tapahtumiin:

Koska yksin on vaikea saada nopeasti isoja asioita aikaan, olen päättänyt että seuraavan kerran aion kokeilla tapahtuman perustamista jo olemassa olevan tapahtuman yhteydessä, jolloin oma tapahtumani saa näkyvyyttä ja mahdollista yleisöä helpommin. Myös mainonnan selkeyttä tarvitsee parantaa, sekä tehdä mainoksista hauskempia ja huomiota herättävämpiä. Kaikenkaikkiaan tämä oli kuitenkin hyvä tilaisuus oppia taas lisää, ja uskon että seuraavalla kerralla ainakin nämä tällä kertaa tehdyt virheet tulevat loistamaan poissaolollaan. Nähtäväksi jää mitä muita ongelmia tulevaisuus tuo tullessaan, mutta uskon että nekin selätetään kunhan kokemusta tulee lisää.